E-Mail Archivierung nach GoBD – Rechtssicher und Revisionssicher für Unternehmen
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Das BMF fasst hier die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für wichtige Rechtsklarheit für die Unternehmen.
E-Mail Archivierung für kleine und mittelständige Unternehmen
Unser Angebot: Securepoint Unified Mail Archiv (UMA) rechtssicher nach GoBD
Rechtssichere und innovative E-Mail Archivierung nach den strengen Regeln ab 01. Januar 2017 !
Typ: E-Mail Archiv UMA (Unified Mail Archive)
Verfügbar als Software, virtuelle Maschine oder vorkonfigurierte Hardware (Appliance)
E-Mailserver Unterstützung: Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit David®, Kerio®, MDaemon®, Lotus Notes® etc. und alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen eMail Server
Kurzübersicht Features:
•Entlastet Mail-Server und vereinfacht die Datensicherung
•Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
•Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
•Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
•Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
•Microsoft Outlook Integration per Plugin
•Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
•Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch den Anwender
•Vier-Augen-Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
•Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme
•Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
•Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
•Import/Massenimport direkt vom Mail-Server
•Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten)
•Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
•Integriertes Monitoring und Reporting
E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren
Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.
Aus diesen Gründen wurde das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt: Entlastung von Mail-Servern, einfaches Dokumentenmanagement von E-Mails und die gesetzeskonforme Archivierung.
Archivierung ist gesetzliche Pflicht ! Verstöße dagegen sind eine Straftat !
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.
Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!
Gesetzliche Anforderungen
Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).
Dokumenten-Management
Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung.
IT Optimierung
Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.
Schutz vor Datenverlust
Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.
Outlook-Plugin und Import-Tool
Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch das Plugin.
Intuitive Oberfläche
Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.
UMA planen und umsetzen
Wir zeigen Ihnen worauf Sie bei Securepoint UMA Projekten achten müssen und wie Sie Ihre Projekte erfolgreich planen und umsetzen.
Hier gehts zum Download: Securepoint-IT-Sicherheits-Check.pdf
Ihre Anfragen oder den ausgefüllten IT-Sicherheits-Check senden Sie bitte Hier an uns.
Weiter zur Securepoint UTM Firewall – der sichere VPN Internet Zugang für Unternehmen inklusive Virenschutz
Ansprechpartner Herr Lindner
Kundenberatung / AutoCAD / Vertrieb
S&S Computersysteme GmbH
Heubnerstraße 4, 01309 Dresden
Tel.: 0351 / 3177674 – Fax: 0351 / 3177677
Mail: verkauf @ sundscomputer.de
Web: www.sundscomputer.de
Geschäftsführer:
Wolfram Schwipps, Klaus Schürer
HRB Dresden 1894
Computer – Service – Dresden + Hardware + Software + Netzwerk + Sicherheit + AutoCAD + Installation + Virenschutz + Kundendienst mit Vor-Ort-Service Dresden / Sachsen